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Solo 4 % de entes del Estado tienen unidades de archivos

lunes 21, marzo 2016 - 12:04 am

archivos

Quince instituciones del Estado, de un total de 365 obligadas incluidas las alcaldías del país, no tienen una unidad responsable de organizar y resguardar los documentos oficiales que poseen, según la Unidad de Gestión Documental y Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP).

En otras palabras, 4.1 % de las instituciones estatales obligadas a tener un responsable de los archivos públicos que poseen no lo hacen: deben tener una unidad de gestión documental y de archivos.

La Unidad de Gestión documental y Archivos del IAIP distingue los tipos de instituciones obligadas: las 262 alcaldías municipales 103 instituciones del Gobierno, incluidos los tres poderes del Estado. La obligación a raíz de los artículos 20, 41, 43 y 44, de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP), y ordenada por el IAIP a través de lineamientos, inició el 17 de agosto del 2015.

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De las 262 comunas, solo tres ya han cumplido: Lourdes, Colón (La Libertad), Intipucá (La Unión) e Ilobasco (Cabañas): el 1.14 % de las comunas.

De los 103 entes del Gobierno central solo 12 han cumplido, es decir, el 11.65 %.


Las instituciones de Gobierno que hasta el momento han cumplido son: el Banco de Fomento Agropecuario, el Centro Farmaceútico de la Fuerza Armada de El Salvador (Cefafa), el Fondo Social para la Vivienda y el mismo IAIP.

El Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada (IPSFA), el Instituto de Bases Magisteriales, el Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal (Isdem); también el Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez, el Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS), el Ministerio de Salud, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Registro Nacional de las Personas Naturales (RNPN).

De acuerdo al IAIP, a finales del 2015 tenían reporte de cerca de 85 instituciones públicas de Gobierno central con sus funcionarios de archivos nombrados respectivamente.

“Una cosa es que sean funcionarios de archivo, llámese encargado de archivo, técnicos de archivo, pero no en todos son jefaturas; de estas instituciones, solo 12 se llaman ‘Unidad de Gestión Documental y Archivos’. Los demás son técnicos o encargados que están supeditados a otras áreas administrativas”, explicó Óscar Campos, oficial de archivos del IAIP.

UNA GARANTÍA PARA EL ACCESO

Para el comisionado del Instituto de Acceso a la Información Pública, Jaime Campos, la organización y el resguardo de documentos dentro de una institución es una garantía para que se respete el derecho de acceso a la información pública. Según el funcionario, antes de la creación de la LAIP, se debió crear una nueva ley general de archivos.

“Una de las críticas quehacen expertos, antes de implementar una ley de acceso, (es) debe tenerse una adecuada ley de archivos y nosotros únicamente contamos con una ley que data desde hace mucho tiempo, la Ley del Archivo General de la Nación, que trata del resguardo de documentos históricos y no de documentos que las instituciones generan durante su administración ordinaria”, explicó Campos.

El camino ya se inició. En agosto pasado, el IAIP dictó nueve lineamientos para que las instituciones creen, paralelamente a las oficinas de acceso a la información pública, una Unidad de Gestión Documental y de Archivos.

“Ya fueron publicados en el Diario Oficial y son de obligatorio cumplimiento por todas las instituciones del Estado, pero indudablemente no tienen la fuerza de una ley que sí es deseable”, añadió.

Campos considera que casos como la destrucción de documentos históricos del Ministerio de  Economía, el extravío de información sobre los viajes del expresidente Mauricio Funes y la ex primera dama de la república, Vanda Pignato, y otros como la destrucción de planos de la  Oficina de Planificación del Área Metropolitana de San Salvador, dan un banderazo inicial para crear esta normativa. “Estos últimos casos nos dan la pauta para decir que este marco (LAIP) es insuficiente para tener reglamentado todo un diseño institucional, en gestión de archivos”, explicó.

En estos casos, según el IAIP, ha predominado la falta de diligencia y los cuidados en la conservación de documentos, que atañe a todas las instituciones de Estado.

LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ES ORDENADA POR LA LEY DE ACCESO

Instituto dicta lineamientos

Los artículos 40 y 41 de la Ley de Acceso a la Información Pública ordenan al Instituto crear “lineamientos técnicos para la administración de archivos”, catalogación, conservación y protección de información.

Designarán un responsable

El artículo 43 de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) indica que los titulares de los entes obligados designarán un funcionario responsable de los archivos en cada entidad.

El oficial de archivos

La ley, en su artículo 44, manda al oficial de archivos a mantener los documentos en disposición, ordenados por años, ya sea en papel, digitalizados o a través de cualquier medio electrónico.

Lineamientos emitidos por el IAIP [agosto 2015]

Creación del Sistema Institucional de Gestión documental y archivos.

Perfiles de los funcionarios de la unidad de gestión documental y archivos.

Identificación y clasificación documental.

Ordenación y 
descripción 
documental.

Pautas para la gestión documental electrónica.

Valoración y selección documental.

Conservación de documentos.

Acceso a la información pública a través de la gestión documental de archivos.

Las buenas prácticas del sistema institucional de gestión documental y archivos.

¿GESTIÓN DE ARCHIVO?

DESDE SU CREACIÓN, EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA HA CONOCIDO DESTRUCCIONES Y EXTRAVÍOS DE INFORMACIÓN QUE INVOLUCRA LA COSA PÚBLICA.

ECONOMÍA

DESTRUCCIÓN DE ACUERDOS O LIBROS

El 10 de marzo, el IAIP ordenó sancionar al encargado de archivo “ad honorem” del Ministerio de Economía, con $8,809.50 después de la destrucción de 34 documentos, que eran históricos según un memorando de la Gerencia de Asuntos Jurídicos. Este memorando indica que había acuerdos, libros, decretos y otros. El Instituto avisó a la Fiscalía General de posible comisión de delitos de tres funcionarios del Ministerio de Economía, quienes niegan que se trate de archivos históricos y aseguran que eran solo bitácoras. El Ministerio reitera que no han ordenado ni justificado la destrucción de los documentos.

CASA PRESIDENCIAL

EXTRAVÍO DE INFORMES DE VIAJES

El 3 de marzo, Casa Presidencial notificó a la Sala de lo Constitucional, del extravío de la información sobre los viajes del expresidente Mauricio Funes y su esposa, Vanda Pignato. La Sala admitió una demanda de amparo, luego que el IAIP, confirmó la reserva de la información, que estableció la misma presidencia de la República. En diciembre de 2014, el oficial de información de Presidencia notificó al Instituto, que tenían bajo resguardo una copia de la información del expresidente, en cumplimiento de una medida cautelar del IAIP.

OPAMSS

DESTRUCCIÓN DE UNOS PLANOS 

El 28 de octubre del 2013, el Instituto ordenó a la Oficina de Planificación del Área Metropolitana de San Salvador (Opamss) recuperar unos planos de drenaje de un supermercado de Mejicanos, de fecha 29 de marzo del 2007, que habían sido destruidos, luego de una inundación en el lugar donde se encontraban los archivos. La Opamss dijo al IAIP que los documentos no se habían encontrado por deterioro en “un evento fortuito”. El IAIP dio 20 días para la recuperación.

ALCALDÍA MEJICANOS

EXTRAVÍO DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN

El Instituto de Acceso a la Información Pública tiene pendiente de resolver una apelación donde se solicitó a la alcaldía municipal de Mejicanos, copia del permiso de construcción de un supermecardo en el lugar. En la audiencia oral, realizada el 3 de marzo del 2016, los representantes de la comuna dijeron a los comisionados que el concejo municipal anterior, en la transición e inventario de documentos que entregó, no figuraba ningún permiso de construcción otorgado por la alcaldía.

 

 




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